Documenten opslaan in Microsoft 365? Wij helpen je op weg

Steeds meer bedrijven maken de overstap naar Microsoft 365 en Teams. Maar waar moet je nu je documenten nu opslaan? Op je persoonlijke OneDrive? In Teams? Of Sharepoint? Bij veel organisaties heerst er onduidelijkheid hoe je documenten opslaat met een duidelijke structuur.

Drie locaties, drie hoofdregels

Microsoft 365 kent bij elkaar bijna dertig apps om productief te werken. Dat kan weleens voor chaos zorgen. Maar als je je documentenopslag op orde hebt, krijgen alle apps als vanzelf een plek binnen de organisatie. Er zijn kortweg drie mogelijkheden om je documenten op te slaan: OneDrive, SharePoint en Teams. Eigenlijk kun je drie hoofdregels onderscheiden:

1. OneDrive: Ik

Voor persoonlijke documenten, vaak in de conceptfase. Wil je iemand toegang geven, dan kan dat. Wie je toegang geeft bepaal je zelf.

2. Teams: Wij

Voor documenten die van belang zijn voor een groep of team en waaraan de groep of het team wil samenwerken. De eigenaar van de groep bepaalt wie toegang heeft tot de groep en daarmee tot de documenten.

3. SharePoint: Iedereen in de organisatie

Voor finale documenten, die iedereen mag inzien. De eigenaar van een site bepaalt wie toegang heeft tot die site en daarmee tot de documenten. Door tags mee te geven aan documenten kun je structuur meegeven en de vindbaarheid vergroten.

Hulp bij inrichten Microsoft 365

Je kunt natuurlijk Microsoft 365 geheel zelf inrichten. Ben je hulp nodig? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij geven altijd eerst een prijsindicatie.